Hoe stel je een privacyverklaring op die voldoet aan de AVG?

Elke organisatie die persoonsgegevens verzamelt, is verplicht een privacyverklaring te hebben. Maar hoe stel je zo'n verklaring op die voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Wij leggen de belangrijkste stappen uit.

Wat is een privacyverklaring?

Een privacyverklaring is een document waarin je uitlegt hoe jouw organisatie omgaat met persoonsgegevens. Het geeft betrokkenen (zoals klanten of werknemers) inzicht in welke gegevens je verzamelt, waarom en hoe ze worden beschermd.

Wat is het belang van een privacyverklaring?

Een privacyverklaring is verplicht onder de AVG en laat zien dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. Het voorkomt juridische problemen, zoals boetes of klachten, en straalt professionaliteit en transparantie uit richting klanten en partners. Met een duidelijke privacyverklaring bouw je vertrouwen op.

Wie stelt de privacyverklaring op?

De organisatie die persoonsgegevens verwerkt is verantwoordelijk voor een juiste privacyverklaring. Omdat de regels complex kunnen zijn, is het verstandig om hierbij hulp in te schakelen van een juridisch adviesbureau. Zo weet je zeker dat de verklaring juridisch klopt én aansluit bij jouw organisatie.

Waar plaats je een privacyverklaring?

Een privacyverklaring moet makkelijk vindbaar en toegankelijk zijn voor iedereen van wie je persoonsgegevens verwerkt. Voor websites betekent dit meestal een link in de footer of het hoofdmenu. Verstrek je diensten offline, dan kan het nodig zijn om de verklaring fysiek aan te bieden of toe te voegen aan contracten of formulieren.

Het is belangrijk dat de verklaring altijd beschikbaar is op het moment dat persoonsgegevens worden verzameld. Afhankelijk van je werkwijze en doelgroep is het verstandig om juridisch advies in te winnen over de juiste plaatsing en vorm.

Stappen voor het opstellen van een privacyverklaring

1. Breng de gegevensverwerkingen in kaart
   Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor? Dit vormt de basis van de verklaring.
2. Bepaal de juridische grondslagen
   Elke verwerking moet een wettelijke basis hebben volgens de AVG. Welke dat is, verschilt per situatie.
3. Stel bewaartermijnen vast
   Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig. Wat "nodig" is, vereist vaak juridische duiding.
4. Neem de rechten van betrokkenen op
   In de verklaring moet helder staan welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die kunnen uitoefenen.
5. Bekijk met wie je gegevens deelt
   Worden gegevens gedeeld met derden? Dan zijn er extra eisen, zoals duidelijke afspraken en beveiliging.
6. Zorg voor passende beveiliging
   De AVG stelt eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden beveiligd – technisch én organisatorisch.

Privacyverklaring laten opstellen

Het opstellen van een privacyverklaring die voldoet aan de AVG klinkt eenvoudig, maar in de praktijk roept het vaak vragen op. Welke gegevens verwerk je precies? Welke grondslag is van toepassing? Hoe zit het met bewaartermijnen en externe partijen?

Bij Meester en Meester staan we klaar om je hierbij te helpen. Toegankelijk, duidelijk en met oog voor jouw specifieke situatie. Of je nu een verklaring nodig hebt voor je website, interne processen of als onderdeel van een groter privacy beleid – wij denken met je mee.

Meester en Meester; maakt recht voor iedereen toegankelijk

Voor niet-juristen kan de juridische wereld soms onbegrijpelijk zijn. Meester en Meester is een juridisch adviesbureau die organisaties met juridische vraagstukken helpt. Heb je vragen over jouw huidige privacyverklaring of wil je er een laten opstellen? Neem gerust contact met ons op.

Je kunt ons bereiken via het contactformulier, per e-mail op info@meesterenmeester.nl of telefonisch via 088-0665002. Wij staan voor je klaar.

Deze blog is met aandacht en zorgvuldigheid geschreven, maar bevat informatie van algemene en informatieve aard. De informatie in dit artikel kan, afhankelijk van de omstandigheden van uw specifieke geval, niet of verminderd van toepassing zijn dan wel verouderd. De informatie in dit artikel dient derhalve niet als juridisch advies te worden beschouwd. Meester en Meester B.V. aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit het artikel.