Het evenementenseizoen staat voor de deur: zo voorkom je druk op capaciteit en kwaliteit

De agenda’s lopen vol, aanvragen stromen binnen en de zomer lonkt. Voor veel gemeenten betekent dit maar één ding: het evenementenseizoen staat weer voor de deur. Een periode die vraagt om snelheid, zorgvuldigheid én bestuurlijke sensitiviteit. Tegelijkertijd zien we bij veel gemeenten dezelfde uitdagingen terugkomen: beperkte capaciteit, wisselende ervaring bij vergunningverleners en evenementenbeleid dat niet altijd meer aansluit bij de praktijk.

Bij Meester en Meester ondersteunen we al jaren gemeenten in deze piekperiode. In deze blog delen we de meest voorkomende knelpunten én oplossingen die gemeenten helpen om het seizoen beheersbaar én professioneel te laten verlopen.

Herkenbaar voor jouw gemeente?

In gesprekken met managers en vergunningverleners horen we vaak dezelfde signalen:

• Een plotselinge piek in aanvragen voor evenementenvergunningen
• Te weinig ervaren vergunningverleners om complexe dossiers goed te beoordelen
• Tijdsdruk die wringt met zorgvuldige besluitvorming
• Evenementenbeleid dat verouderd is of ruimte laat voor interpretatie
• Terugkerende evenementen die elk jaar opnieuw volledig beoordeeld moeten worden

Deze combinatie zorgt voor druk op teams én risico’s voor de organisatie. Denk aan bezwaar- en beroepsprocedures, bestuurlijke spanning of ontevreden organisatoren.

Slim omgaan met de piek: vier bewezen oplossingen

1. Extra capaciteit door interim vergunningverleners

Tijdens het evenementenseizoen is flexibiliteit cruciaal. Onze interim vergunningverleners zijn direct inzetbaar, bekend met APV, bijzondere wetten en bestuurlijke processen, en draaien snel mee binnen bestaande teams. Zo blijft de werkdruk beheersbaar zonder in te leveren op kwaliteit.

2. Inhoudelijke advisering bij complexe evenementen

Grote of risicovolle evenementen vragen om extra expertise. Wij adviseren gemeenten onder andere over:

• Risico-inschatting en veiligheid
• Juridische houdbaarheid van vergunningen
• Afstemming met veiligheidspartners
• Omgaan met druk vanuit bestuur of organisatoren

Altijd met oog voor de lokale context en bestuurlijke verhoudingen.

3. Actualiseren van evenementenbeleid

Veel evenementenbeleid is ooit opgesteld voor een andere tijd. De praktijk verandert: schaalvergroting, nieuwe typen evenementen en hogere verwachtingen rondom veiligheid en leefbaarheid. Door beleid te actualiseren vóór of na het seizoen ontstaat meer duidelijkheid voor vergunningverleners én organisatoren.

4. Meerjarige evenementenvergunningen

Voor terugkerende, goed georganiseerde evenementen kan een meerjarige vergunning uitkomst bieden. Dit vermindert administratieve lasten, geeft rust in de organisatie en zorgt voor voorspelbaarheid. Wij ondersteunen gemeenten bij het juridisch correct inrichten van deze trajecten.

Tijdig schakelen voorkomt problemen

Wat we steeds opnieuw zien: gemeenten die tijdig extra ondersteuning organiseren, ervaren meer rust tijdens het seizoen. Teams houden overzicht, besluiten zijn beter onderbouwd en er blijft ruimte voor maatwerk waar nodig.

Of het nu gaat om tijdelijke capaciteit, inhoudelijke expertise of structurele verbetering van beleid: Meester en Meester denkt en werkt mee.

Sparren over jouw evenementenseizoen?

Sta jij aan de vooravond van een druk evenementenseizoen en wil je weten waar jouw organisatie het meest bij gebaat is? We denken graag vrijblijvend met je mee.

Meester en Meester – het meest toegankelijke juridisch adviesbureau voor het publieke domein.

Neem contact met ons op voor een verkennend gesprek.